Papirbasert arkiv

Dokumentene i et fysisk arkiv må ordnes slik at de enkelt kan finnes igjen. I et administrativt arkiv gjøres dette ofte ved hjelp av en emnebasert arkivnøkkel, der hovedprinsippet er at dokumentene ordnes etter dokumentenes emnemessige innhold. I andre typer arkiv kan det være hensiktsmessig å bruke andre typer inndeling; som å ordne prosjekter etter prosjektnummer, samarbeidspartnere etter navn, etc.

Elektronisk arkiv

Mens det i et fysisk arkiv er nødvendig med en "nøkkel" som forteller hvordan arkivet er ordnet, er dette i utgangspunktet ikke så nødvendig i et arkiv der alle dokumenter er lagret elektronisk. Årsaken er at det i et elektronisk arkiv er mulig å søke etter dokumenter ved et mangfold av kriterier; som dokumenttittel, dokumentbeskrivelse, korrespondansepartner, dato, saksbehandler, m.m., samt en kombinasjon av disse. En arkivnøkkel vil her fungere som en av flere søkeinnganger til systemet.

Det kan allikevel være fornuftig å etablere en emnebasert arkivnøkkel i et helelektronisk arkiv:

• Dersom man ikke kjenner, eller vil søke uavhengig av, dato, korrespondansepartner og andre faste kriterier, vil en arkivnøkkel være til stor hjelp for å finne igjen dokumenter. Søking etter tilfeldige ord i dokumenttittel og dokumenttekst vil ofte ikke være presist nok.

• I en emnebasert nøkkel kan like saker bli gjenfunnet samlet. Det er da enkelt å finne ut hvordan tidligere saker ble løst. I offentlig forvaltning har dette også et juridisk aspekt: Like saker skal behandles likt.

• En arkivnøkkel gir en detaljert oversikt over virksomhetsområdene til bedriften/organisasjonen. Den kan derfor være til hjelp også ved introduksjon til nyansatte, strukturering av bedriftens web-sider, m.m.

• Søkemulighetene vil aldri bli dårligere med en arkivnøkkel enn uten. Et alternativ til en hierarkisk arkivnøkkel er å lage et enklere system av kategorier/emneord, for eksempel bare på ett nivå.
   
• Institusjonene i offentlig forvaltning er pålagt å bruke en emnebasert arkivnøkkel.

Standard arkivnøkler

Brodd har utviklet og revidert arkivnøkler for en rekke bedrifter og organisasjoner:

1999-2005:

• Arkitekthøgskolen i Oslo
• Direktoratet for brann- og elsikkerhet
• Direktoratet for sivilt beredskap
• Fiskeri- og handelsnæringens forskningsforbund
• Justis- og politidepartementet
• Konfliktrådene
• Kredittilsynet
• Læringssenteret
• Nasjonalmuséet for kunst, arkitektur og design
• NIJOS
• Nordisk Industrifond
• NorFa
• Norges forskningsråd
• Norsk folkehjelp
• Norsk lyd- og blindeskriftbibliotek
• Politidirektoratet
• SND (Statens nærings- og distriktutviklingsfond)
• Spesialenheten for politisaker
• TFDS (Troms fylkes dampskibsselskap)

1992-1998, privat sektor:

• Agderposten
  (billedarkiv)
• Bedriftenes Rådgivningstjeneste i Norge
  (felles arkivnøkkel)
• Compaq Computer Norway
• Ephoto Holding 
  (billedarkiv)
• Maritime Tentech 
• MATFORSK
• Norges bondelag
• Norges Husflidslag
• Norges kjøtt- og fleskesentral
• Norges Rederiforbund
• Norsk regnesentral
• NTB
  (billedarkiv)
• Næringsmiddelindustriens landsforening
• Scancem International 
• Storebrand avd. Lørenvangen

1992-1998, offentlig sektor:

• De statlige høgskolene
  (felles arkivnøkkel)
• Forbrukerrådet
• MATFORSK
• NAVO (Norges arbeidsgiverforening for virksomheter med offentlig tilknytning)
• NLVF (Norges landbruksvitenskapelige forskningsråd)
• NORAS (Norges råd for anvendt samfunnsforskning)
• Norges forskningsråd
• Norsk regnesentral
• SIFO (Statens institutt for forbruksforskning)
• Sjøfartsdirektoratet
• Statens forurensingstilsyn
• Statens forvaltningstjeneste
• Toll- og avgiftsetaten