| |
Offentlige forskrifter
Aktuelle utdrag fra forskrifter
til Arkivloven som er relatert til
arkivplanarbeidet:
§
2-2
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan,
ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert.
Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som
gjeld for arkivarbeidet.
§
2-4 I aktivt arkiv inngår
a) saksarkivet (som omfattar alle saksdokumenta) med tilhøyrande
register og databasar, som journalar, journalregister og kopibøker m.v.
b) møtebøker, fagsystem, databasar og andre arkivseriar og dokument
som blir mottekne eller skapte i tilknytning til den verksemda organet
driv.
§
2-5 Sakarkivet skal vere oppstilt etter arkivnøkkelen.
For materiale som ikkje er ordna etter arkivnøkkelen, skal det
utarbeidast ein systematisk ordna oppstillingsplan. For databasar og anna
elektronisk arkivmateriale skal det utarbeidast dokumentasjon som gjer det
mogleg å nytte materialet også etter at den ordinære bruken er avslutta.
§
2-6 Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn
over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre
former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere
fullgodt dokumenterte.
§
2-14 For elektroniske register og databasar krevst det ikkje
arkiveksemplar på papir. Men systema som dei inngår i, skal vere godt nok
dokumenterte til at materialet kan nyttast også etter overføring til
arkivdepot, jf. kap. V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen.
§
3-12 Saksarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i
perioder.
Leiinga for organet kan fastsetje at enkelte delar av saksarkivet
(t.d.
personalmapper) skal haldast utanfor periodiseringa eller følgje særskilde
prinsipp for periodisering. Slike unntak skal spesifiserast i arkivplanen.
|
|
Offentlige virksomheter er
pålagt å ha en arkivplan, også Norges
forskningsråd.
Brodd laget en arkivplan
for Forskningsrådet som inneholdt oversikt over internt reglement,
fysiske arkiver og elektroniske fagsystemer, samt grunnleggende
informasjon om institusjonen og arkivtjenesten
|
