Offentlige forskrifter

Det er pålagt offentlige virksomheter å utarbeide kassasjonsregler, jf. § 3-21 i forskriftene til Arkivloven. Regler for kassasjon av administrativt materiale (klasse 0-2 i Statens fellesnøkkel) er gitt i instruksen Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen.

Det er viktig å skille mellom arkivbegrensing og kassasjon (§ 3-18 i forskriftene til Arkivloven):

• Med arkivbegrensing menes at dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet.

• Med kassasjon menes at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert.
  

§ 3-19 i forskriftene gir nærmere beskrivelse av hva slags materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensingen. Dette er blant annet:

• Trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale.
  Unntak herfra er egenproduserte dokumenter, samt dokumenter som har ført til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg.

• Konsepter, utkast, kladdenotater, kopier, interne meldinger og lignende som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon.
  Unntak herfra er konsepter og vedlegg som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i. Kopier av utgående dokumenter skal også arkiveres.

• Sakspapirer som medlemmene av offentlige utvalg mottar.
  Unntak er dokumenter må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer.

• Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.